Entra por onde for mais fácil
Ecrã, telemóvel, email, e-Fatura ou SAF-T. O Kontoo sabe quando é o mesmo documento.
Arquivo Digital
O Arquivo Digital que dispensa o papel e resiste a uma inspeção
Cada ficheiro entra com uma impressão digital, cada alteração fica registada com o que havia antes, e um documento lançado não se elimina.
Em resumo
- DL 28/2019
- Integridade, legibilidade, ordem cronológica e acesso — os quatro requisitos.
- SHA-256
- Uma impressão digital por ficheiro, conferível na exportação.
- 203 DPI
- A captura pelo telemóvel entra à resolução que a lei exige.
- Uma morada por empresa
- Reencaminhar a fatura por email basta. O resto é igual a um carregamento.
Um documento, todos os caminhos por onde chega
O mesmo papel vem pelo ficheiro, pelo e-Fatura e pelo SAF-T. O Arquivo Digital reconhece-o como o mesmo nos três.
Fotografar basta
Captura com recorte no telemóvel, sem digitalizador e sem passar pelo computador.
Maços separam-se sozinhos
Um PDF com dezanove faturas agrafadas fica com dezanove documentos, cada um com o seu ficheiro.
Quem alterou, e o que havia antes
Substituir, cortar, juntar, reclassificar, eliminar: tudo com o estado anterior gravado ao lado.
Encontrar em segundos
Por período, estado, pasta, entidade e valor, com o ficheiro ao lado da ficha.
Eliminar é deliberado
Um documento lançado não se elimina. O resto é detetado, proposto, e decidido por uma pessoa.
Guardar o ficheiro não é arquivar. Arquivar é poder provar que ninguém lhe mexeu.
É exatamente isso que o decreto pede — e o que aqui se faz.
- Impostos por pagar0
- Extratos em falta0
- Documentos por validar0
Telemóvel
Está tudo tratado
- Impostos por pagar
- Extratos em falta
Do papel à prova, em quatro passos
Nenhum deles pede a alguém que escreva o que o documento já diz.
- 01
Chega
Carregado, fotografado ou reencaminhado — ou vindo do e-Fatura e do SAF-T.
- 02
É lido
Entidade, NIF, valores e datas, com a contraparte ligada pelo NIF e nunca pelo nome.
- 03
Fica selado
Impressão digital, registo de auditoria, e imutável a partir do momento em que é lançado.
- 04
Sai quando precisar
Originais byte a byte com índice, ou com marca de água de auditoria.
O que nos perguntam
- Isto cumpre o Decreto-Lei 28/2019?
- Cumpre. Integridade pela impressão digital e pela auditoria; ordem cronológica por a sequência não se reordenar; legibilidade pela resolução; acesso pela exportação conferível.
- Podemos deitar fora o papel?
- O decreto permite conservar em suporte eletrónico durante os dez anos exigidos. O prazo é da empresa; o Arquivo Digital garante que o documento se mantém o mesmo.
- Onde ficam os ficheiros?
- Na Amazon Web Services, em Frankfurt — nunca fora da União Europeia. Com versionamento ativo e cópias de segurança a 35 dias.
- Quem vê os documentos de uma empresa?
- O isolamento é do PostgreSQL: cada pedido corre no contexto da sua organização, e a base recusa linhas de outra.
Traga três faturas vossas
Dez minutos com documentos reais mostram mais do que qualquer descrição — incluindo o que o Arquivo Digital não lê sozinho.